Come firmare un contratto di locazione a distanza

La stipula di un contratto di locazione a distanza sta diventando sempre più comune. Questo processo fa risparmiare tempo ed evita la necessità che entrambe le parti siano fisicamente presenti. Vediamo i principali passaggi e i punti chiave da tenere in considerazione per concludere in modo sicuro e legale un contratto di noleggio a distanza.

Che cos'è un contratto di noleggio a distanza?

Un contratto di locazione a distanza è un accordo tra l'inquilino e il proprietario, concluso senza il loro incontro fisico. Questa soluzione è adatta sia alle grandi aziende che registrano contratti tramite piattaforme online, sia ai privati che affittano immobili.

L’esecuzione a distanza di un contratto consente di:

• Risparmia tempo sull'invio di documenti.
• Utilizzare mezzi di comunicazione elettronici (e-mail, piattaforme speciali).
• Utilizzare una firma elettronica per certificare un documento.

Il punto chiave in questo processo è la firma del contratto da entrambe le parti. Questa azione conferisce valore legale al documento, quindi è importante seguire attentamente tutti i passaggi.

Ricevere e concordare il testo del contratto

Il primo passo è richiedere una bozza di contratto via e-mail. Ciò ti consente di leggere attentamente i contenuti, discutere i termini e apportare modifiche prima di firmare.

Per proteggere i dati durante l'invio:

• Utilizza canali di comunicazione sicuri come VPN (Virtual Private Network). Ciò riduce il rischio di fuga di informazioni o di intercettazione da parte di terzi.
• Se necessario, inviare i documenti tramite posta elettronica certificata (PEC – Posta Elettronica Certificata).

Controllo dei documenti delle parti

Prima di firmare un accordo è importante richiedere i documenti di identificazione della controparte (passaporto, estremi di una persona giuridica, ecc.). Ciò aiuterà a confermare l'identità e le credenziali dei partecipanti.

Per verificare le persone giuridiche è possibile richiedere un estratto del registro delle imprese (visura camerole), che confermi l'autorità del rappresentante.

Firma di una versione cartacea dell'accordo

Dopo aver concordato il testo del contratto e apportato modifiche, è necessario:

1. Stampalo.
2. Firma su ogni pagina. Ciò conferma l'accordo con il contenuto del documento nel suo complesso.
3. Prestare particolare attenzione alle clausole che limitano i diritti delle parti. Secondo l'art. 1341 cc, tali clausole necessitano di firma separata (ad esempio, condizioni di risoluzione anticipata, limitazioni di responsabilità).

Invio di un documento firmato

Una copia firmata del contratto deve essere inviata tramite posta con avviso di ricevimento o tramite corriere. Ciò garantisce la sicurezza del documento e la conferma della sua ricezione.

Raccomandato:

• Allega una lettera di accompagnamento indicante il contenuto della spedizione.
• Conservare la ricevuta di consegna.

Firma elettronica

Per accelerare il processo, puoi utilizzare una firma elettronica. Esistono tre tipologie principali:

1. Firma Elettronica Semplice (FES): la più semplice, ma meno sicura.
2. Firma Elettronica Avanzata (FEA): Fornisce un livello di sicurezza più elevato attraverso l'utilizzo di dispositivi certificati.
3. Firma Elettronica Qualificata (FEQ): Equivalente ad una firma autografa, ha la massima forza legale.

Caratteristiche di una firma qualificata:

• Rilasciato da centri di certificazione accreditati.
• Utilizza dispositivi (smart card, token USB) che garantiscono l'identificazione affidabile del firmatario.
• Consente di firmare documenti in formato PDF (PAdES), XML (XAdES) o qualsiasi altro tipo di file (CAdES).

Quando è considerato valido un contratto firmato a distanza?

Perché il contratto sia giuridicamente valido è necessario:

• Assicurarsi che entrambe le parti abbiano capacità giuridica.
• Il consenso è espresso consapevolmente e volontariamente.
• I requisiti relativi alla forma e al contenuto del contratto sono stati soddisfatti.

Raccomandazione:
Utilizzare una firma elettronica qualificata o avanzata. Una semplice firma non sempre garantisce un livello di protezione sufficiente in caso di controversie.

Il valore della firma remota nelle controversie

In caso di disaccordo, il documento firmato costituisce prova della transazione se:

• Vengono utilizzati metodi di firma affidabili (firma qualificata).
• Il documento è stato adeguatamente conservato.

Si sconsiglia di utilizzare una firma scannerizzata poiché non ha valore legale e può comportare la risoluzione del contratto.

Risultato:
La firma remota di un contratto di locazione è comoda e moderna, ma richiede un'attenta osservanza delle regole. Utilizza canali sicuri, metodi di firma comprovati e leggi attentamente i termini del contratto.